Te doy mi opinión, tras lo que llevo años viendo.
Antes de nada, el hecho de tener que actualizar en pocos días varias veces al jugador se debe a que hemos estado trabajando para unificar las tablas, puesto que había demasiadas y tu jugador pudo estar repetido en varias de ellas.
Sobre tener información colgada en la red, personalmente me hace muy poca gracia. Todo lo que esté colgado es susceptible de ser visto. Cierto que yo te puedo limitar, pero si tu sabes más que yo, pierdo el tiempo e información. Prefiero tener un excel, o unos pocos, a mano en el PC, que sea de rápido y fácil acceso.
Sobre el intercambio de BB-Mails, tu puedes decidir si le facilitas la faena al Scout y se lo mandas en numérico, o por contra se lo pones en tu idioma y le das la "faena" de cambiar el idioma. Sea como sea, hay actualización y podemos tener controlado a tu jugador.
Por último, tener una estructura en excel o en línea, no te asegura para nada el éxito de esas selecciones. Lo que de verdad hace grande a las selecciones es la participación y esfuerzo de cada manager que está siendo seguido.